A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma realidade e gradativamente vem ocupando espaço nas transações comerciais e fiscais, sendo que muitos contribuintes são envolvidos e exigidos a adotar o padrão eletrônico.
Dentre tantas obrigações, o contribuinte precisa, ainda, tomar cuidado com a validação e armazenamento das NF-e. O destinatário precisa verificar a validade e autenticidade do documento eletrônico e a respectiva autorização de uso no momento que recebe a mercadoria. No Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) consta o site que poderá ser observado os pontos citados.
Tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária (5 anos) para a guarda dos documentos fiscais, para que sejam apresentados à administração tributária, quando solicitados.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, necessita manter em arquivo o documento auxiliar (Danfe) da operação. Sendo a empresa destinatária emitente de NF-e, esta pode armazenar apenas o arquivo digital recebido. O prazo de arquivamento é de pelo menos cinco anos. Portanto, é altamente recomendável realizar backup externo, além de arquivar, quando obrigatório, a Danfe em local adequado.
Convém frisar que a responsabilidade pela guarda dos arquivos é exclusivamente do contribuinte. Assim, na eventualidade de perdas não haverá a recuperação dos dados por parte da respectiva Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) ou da Receita Federal do Brasil.
A correta observação e o cumprimento dessas obrigações são imprescindíveis para que o contribuinte não venha a ser questionado futuramente pelas autoridades fiscais. A multa por deixar de remeter ou disponibilizar o arquivo de documento fiscal eletrônico é de R$ 1.000,00 (um mil reais) por documento. Esta multa incorre também ao destinatário que deixar de efetuar a guarda dos arquivos eletrônicos de documentos fiscais eletrônicos.
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