Anunciada recentemente, a extinção do eSocial seguramente figura entre os temas que mais tem levantado discussões e gerado dúvidas, especialmente entre empregadores e empresas. Não é para menos, já que esse sistema fez e faz parte da realidade de grande parte dos negócios.
De acordo com o anúncio feito pelo Secretário Especial de Previdência e Trabalho, para o ano de 2020, uma série de alterações serão realizadas no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial, com o objetivo de torná-lo mais moderno, simples e eficiente.
Conforme divulgado, o objetivo é substituir o eSocial por dois novos sistemas. Embora se fale muito na extinção do eSocial, anúncios realizados por autoridades e notícias divulgadas em páginas do Governo indicam que, na verdade, a ideia é promover uma grande atualização do sistema, implementado o “novo eSocial”.
Por se tratar de um pacote de mudanças mais amplo, diferente do que as empresas e empregadores já estavam habituados, muitas dúvidas surgiram em volta da extinção do eSocial. Por essa razão, preparamos este artigo para atualizar você em relação às mudanças no sistema para 2020. Acompanhe!
Entenda o eSocial e a sua extinção
De maneira simplificada, o eSocial nada mais é do que um sistema de unificação das informações relacionadas à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Sua criação teve como objetivo padronizar o armazenamento, a transmissão, a validação e a distribuição desses dados em todo o país.
Na prática, esse sistema figura como uma ferramenta destinada a centralizar as obrigações acessórias trabalhistas de uma empresa, garantindo o seu cumprimento por meio de uma única entrega.
Dessa forma, profissionais de RH, contadores, gestores ou o próprio empregador podem encaminhar todas informações exigidas por lei ao CAGED, GFIP, RAIS e outras bases de dados, a partir de um único envio.
Contudo, apesar do ideal arrojado do eSocial, o sistema sempre foi alvo de críticas por profissionais da contabilidade e pelas empresas. A burocracia excessiva, somada à grande complexidade e à quantidade de informações exigidas pelo sistema, figuram como algumas das suas maiores fragilidades.
A proposta do Governo é justamente otimizar o sistema nesses pontos. Para tanto, a partir de 2020, o eSocial será extinto, dando lugar a dois novos sistemas de escrituração — um deles focado em informações trabalhistas e previdenciárias, e outro voltado para o manuseio de dados tributários, associado à Receita Federal.
O objetivo por trás da extinção do eSocial
Seguindo o movimento do Governo, que tem buscado (principalmente a partir de mudanças na legislação), melhorar a relação dos contribuintes e das empresas com o Poder Público, tornando-a menos burocrática, pode-se se dizer que o principal objetivo da extinção do eSocial é justamente romper com modelos complexos, poucos otimizados e que lidam com um grande volume de informações.
Atualmente, a escrituração contábil, sobretudo em pequenas empresas, representa um grande entrave na rotina desses negócios. A complexidade da legislação e o excessivo detalhamento das obrigações, por vezes, toma tempo e produtividade de profissionais e empresários, interferindo negativamento em seus resultados.
Por essa e outras razões, o Governo pretende simplificar o cumprimento de obrigações junto ao Fisco e outros órgãos. Para tanto, as mudanças a serem implementadas a partir de 2020 se fundam em algumas premissas. São elas:
- empenho para a desburocratização de expedientes fiscais. A exemplo, se promoverá a substituição de diferentes obrigações acessórias;
- não exigência de dados já conhecidos ou já em poder de órgãos públicos, evitando a dualidade de informações e o desperdício de tempo com ações desnecessárias;
- eliminação de pontos de complexidade, tomando como base a opinião dos usuários do sistema. Ou seja, as melhorias a serem colocadas em prática são fruto de análises e feedbacks dos próprios usuários;
- modernização e simplificação do sistema;
- integridade e continuidade da informação em conformidade com padrões já estabelecidos. Isso significa que a transição dos sistemas será mais homogênea e priorizará os investimentos já feitos pelas empresas.
Quem ganha com essas mudanças são as empresas e os profissionais que trabalham diretamente com os expedientes contábeis, que podem focar seu tempo e esforços em tarefas mais estratégicas e voltadas para a sua área de atuação.
Principais vantagens geradas com a mudança
Com um forte apelo pela desburocratização de processos e da relação dos contribuintes com o Poder Público, é esperado que a extinção do eSocial e a consequente implementação dos novos sistemas, mais simples e modernos, gere uma série de vantagens para a realidade das empresas.
São melhorias de ordem técnica e operacional que garantirão aos negócios um manuseio de dados mais otimizado, focado naquilo que é realmente essencial. A seguir, pontuamos algumas das principais vantagens aguardadas com a extinção do eSocial. Confira!
Simplificação da escrituração
A utilização do eSocial, como citado, sempre foi alvo de críticas pelos usuários. As queixas, na maioria das vezes, se relacionavam à complexidade do sistema, à quantidade de campos e informações demandadas, o que exigia um grande esforço e tempo para o cumprimento da obrigação.
Contudo, com a modernização da lógica da escrituração promovida com a extinção do eSocial, haverá uma redução significativa no volume de informações prestadas pelos empregadores.
A partir de 2020, com a implantação dos novos sistemas, serão requeridas apenas as informações que promovam a efetiva substituição de uma obrigação acessória, desde que não sejam repetidas ou que não constem nas bases de dados do governo.
Haverá, assim, uma redução considerável no número de campos e a exclusão de eventos por completo. Para se ter uma ideia, o sistema atual conta com aproximadamente 900 exigências que precisam ser preenchidas pelos empregadores. Com a modernização, a estimativa é que essa quantidade caia para cerca de 500.
Facilitação da escrituração de pequenos negócios
Outro ponto bastante positivo da extinção do eSocial é a facilitação da rotina dos pequenos negócios. A partir de 2020, os sistemas e as informações exigidas por eles serão adaptados ao porte da empresa. Dessa forma, haverá uma verdadeira gradação no nível de exigência, de modo que, quanto menor for o porte do empregador, menor será também a cobrança.
Além disso, essa facilitação também repercute na capacidade de integração dos novos sistemas à soluções internas da empresa. Assim, fica mais fácil para os negócios se apoiar em novas tecnologias e na automação dos processos.
Adaptação gradual e simplificada
Por fim, é importante destacar que mesmo com as profundas mudanças geradas pela extinção do eSocial, todo o investimento realizado pelas empresas e profissionais com a aquisição de sistemas, treinamento e infraestrutura, será respeitado e aproveitado.
O Governo pretende manter a metodologia de transmissão de dados via internet, a utilização da Certificação Digital, assim como códigos, nomenclaturas e identificações de eventos, os quais serão herdados do eSocial e integrados aos novos sistemas. Com isso, o processo de adaptação às alterações tende a ser muito menor, além de mais harmônico.
Apesar de se pretender fazer uso de dois sistemas em conjunto, as regras de uso, as exigências e as questões técnicas serão muito mais simples e flexíveis. Na prática, isso se converterá em um envio de dados mais fluido, fácil e, principalmente, com menor probabilidade de erros e inconsistências.
Use Certificado Digital
Como já dito, o uso da Certificação Digital continuará obrigatório, já que essa é uma das principais tecnologias utilizadas para a segurança digital, tanto para uso empresarial quanto pessoal. Já que utiliza dos modernos protocolos de segurança e da criptografia, além de toda a infraestrutura de chaves públicas envolvida na operação de um Certificado Digital, garantindo a proteção dos usuários e dos dados.
Com o Certificado instalado localmente ou em um dispositivo móvel, o titular pode autenticar suas credenciais em diferentes sistemas, comprovando, com total rigidez e confiabilidade, que realmente é quem diz ser, além de fazer o envio das obrigatoriedades.
Certificado Digital da Soluti
A Soluti, líder e referência nacional no mercado de Certificação Digital no Brasil oferece, entre outras soluções, o Certificado Digital apropriado para esta obrigatoriedade, além de revolucionar com o Certificado Digital em nuvem, uma solução que traz inúmeras facilidades, como mobilidade, segurança e rastreabilidade, possibilitando o acesso ao Certificado e a assinatura de documentos digitalmente por meio de múltiplos dispositivos móveis e computadores. Armazenado em HSM (Módulo de Segurança Criptográfico), de altíssima segurança, um Certificado Digital em nuvem como o Bird ID elimina a preocupação com danos físicos, roubos e perdas da mídia. Para seu uso utiliza-se o sistema de autenticação em duas etapas, a mesma tecnologia utilizada pelos grandes players, como Google, Facebook, Instagram etc.
A tecnologia facilita o cadastro e a autenticação em sites, reduz os investimentos e diminui os custos operacionais, pois todo o processo de validação é feito no ambiente eletrônico com validade jurídico.
