Como uma das maiores redes de lojas de departamento do Brasil, a Riachuelo passa pelos mesmos desafios de qualquer grande empresa. Para sua equipe de contabilidade, gerenciar milhares de notas fiscais e XMLs era um desses desafios.
Segundo Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo, a maior barreira era saber quais notas haviam sido recebidas dos fornecedores e mantê-las sempre à mão. “Nem todas as notas chegavam até nós, corríamos atrás da informação para realizar as escriturações”, afirma Cláudia.
Em pouco tempo, a equipe da Riachuelo percebeu que isso poderia se tornar um problema, tendo em vista que se despendia muito tempo para ter todos os documentos fiscais centralizados.
Em agosto de 2016, a Riachuelo decidiu começar a utilizar uma plataforma de gestão e consulta automática de notas fiscais. A ferramenta escolhida foi o Arquivei, com a qual a empresa realizou testes, inserindo informações de toda a rede de lojas na solução.
Com o resultado positivo desses testes, a Riachuelo começou a utilizar oficialmente a plataforma no final de 2016.
Segundo Cláudia, o aplicativo de Conhecimento de Transporte (CTe), que existe dentro da plataforma, facilita o registro desse tipo de documento e permite que a rede saiba onde as cargas estão.
A revolução a partir da gestão automática de XMLs
Com a consulta e download automático de NFe e CTe direto da Secretaria da Fazenda, é possível conferir todas as notas da empresa e, eventualmente, fazer a requisição de alguma que esteja faltando.
Antes, todas as questões relacionadas a notas fiscais geravam uma grande carga de trabalho. Hoje, com o Arquivei, a economia de tempo chega a mais de 15 vezes.
No total, a Riachuelo lida com cerca de 300 mil notas fiscais, além dos mais de 3 milhões de cupons fiscais emitidos nas lojas.
“Demorávamos cerca de um minuto para analisar cada nota. Agora, demoramos cerca de 3 minutos para analisar um lote de mil notas. Podemos monitorar todo nosso processo fiscal, do início ao fim das transações”, destaca Cláudia Fernandes.
Através do armazenamento em nuvem do Arquivei, a equipe da Riachuelo também tem um tipo de banco de dados, com informações que possibilitam à toda a área contábil fazer o levantamento de dados para diversas necessidades, ou seja, ativa a inteligência de negócio.
A partir dessa inteligência, a Guararapes, controladora da varejista de moda Riachuelo, reportou um lucro líquido de R$ 252,4 milhões no quarto trimestre de 2016, um aumento de 59,1% comparado ao mesmo intervalo de 2015. A receita líquida da companhia avançou 5,1% no quarto trimestre, para R$ 1,85 bilhão.
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