O fechamento do mês é um passo importante para a saúde contábil da empresa e ocorre no começo do cálculo mensal em relação aos dados do período anterior. Notas Fiscais, comprovantes de pagamento e outras documentações são organizadas neste período para deixar a companhia em dia com o Fisco.
O processo é computado no Balanço Patrimonial e na DRE (Demonstração de Resultados do Exercício). Quando surge alguma divergência ou erro, os contadores interrompem as atividades para conferir com o financeiro o que aconteceu e finalizar o processo, fazendo a conciliação contábil.
E quando surgem as notas depois depois do fechamento? O que fazer? Será que isso atrapalha os processos de contabilidade? Terei que gastar mais com as Notas Fiscais?
Vamos responder algumas questões que surgem deste problema.
Cancelamento e multa
Com o avanço da internet, as Notas Fiscais eletrônicas (NFes) podem ser canceladas com facilidade no site da prefeitura local. O problema ocorre se você estourar o tempo máximo de 24 horas de cancelamento do documento.
O percentual da multa costuma ser de 1,5% sobre o valor total da operação. A mesma também se aplica aos prazos. Os pedidos de cancelamento podem ser recebidos pela Sefaz em até 480 horas após a Autorização de Uso em São Paulo, mas com a aplicação de penalidades.
Em determinados estados brasileiros, não é permitido o cancelamento de nota fiscal eletrônica após o prazo de 24 horas. A opção para quem demorou a identificar o erro é anular os efeitos do documento. Trata-se de uma ação indicada para quando a mercadoria já está em circulação.
O sistema emissor para modificar a NFe com erro não deve ser utilizado se o prazo expirou e a mercadoria estiver circulando. A anulação dependerá da emissão de uma nota de devolução pelo destinatário ou de uma nota fiscal de entrada lançada por você. Na prática, nos dois casos, o Fisco é comunicado que o produto em questão voltou para a sua empresa.
Problemas na escrituração
A escrituração é um processo em que todas as ações que acontecem numa organização são registradas metódica e sistematicamente, incluindo o fechamento do mês. Notas Fiscais inconsistentes que ainda não foram canceladas podem causar problemas na consistência deste processo.
Por isso, correções deverão ser realizadas para o fechamento do mês seguinte, o que pode causar problemas nas declarações ao Fisco, bem como o aumento dos custos operacionais da sua empresa com o pagamento de multas.
É uma bagunça que sai cara para o prestador de serviço e para o cliente que não tem as informações claramente declaradas ao governo.
Uma saída inteligente: A Arquivei
Arquivei é uma ferramenta moderna de gerenciamento de NFes que permite a rápida consulta de NFes, NFSes e CTes, diretamente da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e mais de 150 prefeituras. A plataforma também armazena essas notas, garantindo segurança contra a perda desses documentos e o cumprimento do prazo de cinco anos previstos pela lei vigente.
As reclamações recorrentes de qualquer contribuinte estão relacionadas a problemas com multas e emissões de notas depois do fechamento do mês ou de outros prazos. Se você passou por essa enrascada recentemente, poderá poupar tempo e dinheiro na plataforma.
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