Como mencionado anteriormente no artigo “eSocial em 2018: e agora?”, semanalmente divulgaremos os passos que ajudarão vocês, empresas de contabilidade, a eSocializar seu cliente e ter um eSocial mais tranquilo.
Esses primeiros passos eu chamo de levantamento de dados, para depois passarmos para as ações e por último a manutenção.
Quero crer que você já exerceu o 1º passo que é “Analise e estude seu cliente”, e já está em suas mãos a tabela que mostra quem são seus clientes INOVADORES, os ADEPTOS AS MUDANÇAS e os RESISTENTES AS MUDANÇAS, então, agora você já sabe quão custoso será esse nosso desafio de eSocializar os clientes, não é mesmo?
A partir desse 2º passo que irei apresentar, nós entenderemos finalmente porque o que mais se houve falar é: “o eSocial não veio para mudar leis, ele veio para mudar a cultura dos brasileiros”.
Todos vocês já ouviram isso com certeza, certo?
Pois bem, mudar a cultura, mas o que será isso? Em poucas palavras é mudar o jeito de fazer, mudar a forma que atualmente é praticada uma admissão ou uma demissão, por exemplo.
E porque isso é tão difícil? Volte ao resultado da tabela do 1º passo e analise sobre quantos clientes você apontou como sendo “resistentes às mudanças”. São poucos? Que ótimo pra você! São muitos?
Viu só, temos muito trabalho pela frente! Será que 1 ano ou 1 ano e meio é o suficiente? Não sei, mas é o tempo que temos, por isso repito: a hora de começar a eSocializar seu cliente é AGORA!
Assim como o 1º, continuamos na fase de levantamento de dados também no nosso 2º passo:
2° passo: Aponte as atuais inconformidades
A partir de uma lista de inconformidades com o eSocial, precisamos avaliar nossos clientes sob o seguinte ponto de vista: se o eSocial estivesse em vigor hoje, no que meu cliente estaria exposto para receber uma autuação?
Para isso vamos apontar as atuais inconformidades praticadas por ele. Se não conseguimos nos referenciar ao passado, vamos nos ater aos próximos meses e assinalar quais e quantas vezes cada uma dessas inconformidades é praticada.
Lembre-se: o eSocial possui atualmente 45 eventos e somente o cadastro do colaborador conta com 195 campos a serem preenchidos.
Assinale no decorrer dos próximos 2 ou 3 meses as inconformidades citadas abaixo que são praticadas por seus clientes (e já aproveite essa época do ano que reúne várias diversidades como 13º salário, férias coletivas, férias individuais, folha complementar, admissões temporárias, etc):
1. Cadastros incompletos -> a maioria dos sistemas de folha de pagamento já estão apontando os campos divergentes/incompletos com os layout’s do eSocial;
2. Admissão retroativa -> documentos para proceder uma contratação devem ser enviados antes da data de admissão;
3. Rescisão retroativa -> a data da notificação de um desligamento deve ser enviado no momento da notificação;
4. Alterações contratuais retroativas -> aumento de salário, alteração de quadro de horários, alteração de função devem ser comunicados ao escritório de contabilidade no momento da ocorrência;
5. Férias em dobro não pagas -> quando vence o segundo período de férias o seu pagamento deve ser em dobro;
6. Não pagamento DSR -> empresas que pagam horas extras e rendimentos variáveis mas não pagam DSR sobre tal;
7. CAT´s fora do prazo -> os acidentes de trabalho muitas vezes são ocultados pelas empresas;
8. Horas extras fixas -> acordo de pagar determinada quantidade de horas extras fixas mensalmente;
9. Verbas/eventos com incidências incorretas -> pagamento de benefícios que caracterizam salário mas sem incidência de INSS, FGTS e IRRF;
10. Cadastro de dependentes incompleto -> não manter o cadastro de dependentes atualizado;
11. Atestados de saúde ocupacionais -> mudanças de função ou setor, retorno de afastamento requerem atestados de saúde, além do acompanhamento do atestado periódico;
12. Descontos indevidos -> solicitação de desconto de valores sem autorização prévia do empregado;
13. Férias particionadas -> fazer o pagamento das férias em vários períodos, de 10 dias ou até menores;
14. CBO com grau de instrução incompatível -> cadastro de função com CBO que exige grau de instrução superior vinculado a algum empregado com grau de instrução inferior;
15. Férias só no papel -> emitir e assinar o recibo de férias do empregado sem o mesmo realmente ter estado de férias;
16. Admissão incompleta -> não enviar documentação completa para admissão de um empregado;
17. Controle de estágios -> ter o estagiário executando o trabalho de um empregado normal sem acompanhamento do agente de integração;
18. Fechamentos retroativos -> fazer fechamento do ponto e apurações fora do mês calendário;
19. Alocação de mão de obra -> fazer a alocação/rateio da mão de obra baseado somente nas notas fiscais, sem veracidade dos fatos ocorridos;
20. Laudos ambientais -> não manter os laudos ambientes atualizados;
21. Adiantamentos extra folha -> solicitação de desconto de adiantamentos que não foram comunicados na sua origem;
22. Critérios de privilégios -> conceder privilégios somente para determinados empregados;
23. Pagamentos extra folha -> fazer pagamento de valores “por fora”;
24. Ajuda de custo de natureza salarial -> fazer pagamentos de valores de natureza salarial mas como ajuda de custo ou outra nomenclatura;
25. Atestados menos dias -> todo atestado deve ser lançado como afastamento no eSocial, seja ele de 3 à 15 dias, em alguns casos dependendo da somatória inclusive os de 1 e 2 dias também devem ser lançados;
26. Isenções tributárias -> empresas que tenham alguma liminar para isenção de INSS ou outro tributo precisam ter em mãos o processo judicial;
27. Pagamento de médias -> verbas fixas e variáveis repercutem no 13º salário e férias, seja como média ou último valor;
28. Atestados retroativos -> enviar atestados fora do prazo que já ocorreram em outros meses;
29. Trabalhadores sem vínculos/terceiros -> o cadastro do trabalhador sem vínculo deve estar completo com data de nascimento e CPF;
30. Pagamentos fora do prazo -> fazer pagamento da folha no dia 30 do próprio mês, sendo que o IR foi todo calculado como mês posterior.
Além destas, você ainda pode e deve enumerar mais inconformidades que julgar necessário sabendo o que será cobrado pelo eSocial.
Tendo esses levantamentos feitos já podemos partir ao passo seguinte que entrará na parte de ação e será publicado na próxima semana.
“Como eSocializar seu cliente – 3º passo”…não perca!
