Se você tem uma empresa, sabe como é lidar com inúmeros documentos diariamente. São diversos dados de funcionários e tantos outros itens necessários para a organização e o bom andamento do seu negócio. Imagine que bom se tudo fosse integrado em um único sistema. É por isso que existe o eSocial, uma plataforma que auxiliará as empresas a reduzir custos e tempo da área contábil na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. O sistema é todo integrado e comunica ao Governo as informações necessárias sobre milhões de trabalhadores em todo país. O sistema reúne em um só local as informações necessárias ao empregador, sobre o seu quadro de funcionários. Os dados referentes às contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, informes sobre acidentes de trabalho, aviso prévio,FGTS e outras atribuições fiscais, são repassados digitalmente e automaticamente ao governo.
A grande vantagem do eSocial é prestação simplificada das informações que diminuirão a burocracia envolvida na entrega de documentos. Afinal, todos eles estarão em um único sistema, enviados com um único processo, o que reduz os custos e o tempo gasto. Outra grande vantagem é aumentar a segurança do processo, pois usa a assinatura digital de sua empresa para o envio de dados.
Com ele, mais de 18 milhões de empregadores e 44 milhões de trabalhadores estarão conectados ao Governo Federal e a órgãos como o Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Secretaria da Previdência, INSS e Receita Federal. A plataforma ainda é compatível com notebooks, computadores,
smartphones e também é adaptada às pessoas com necessidades especiais. Agora que você já sabe um pouco mais sobre o eSocial, siga essas dicas para que a implementação em sua empresa aconteça de forma organizada e sem perda de tempo.
1 – Estude o manual do eSocial e sua documentação técnica.
O mesmo pode ser encontrado em: http://portal.esocial.gov.br/institucional/documentacao-tecnica). É importante treinar e desenvolver a equipe que irá atuar no projeto. Participe de treinamentos e monte grupos de estudo, isso irá facilitar a implementação.
2 – Realize cronograma de ações e marque os responsáveis para adequação dos processos internos. Para que os prazos legais sejam cumpridos, defina os responsáveis por cada ação.
3 – Providenciar a qualificação e atualização cadastral dos empregados ativos. O eSocial não enviará informações retroativas, irão compor a base, somente os empregados ativos até a data do envio dos cadastros/vínculos. Cheque se o nome do trabalhador, data de nascimento, CPF e PIS, estão iguais nas bases da Previdência Social, CAIXA e Receita Federal do Brasil.
Lembre-se, trabalhadores com dados inconsistentes não poderão ser enviados ao eSocial.
4 –Atualizar os cadastros dos trabalhadores e as declarações de encargos de família, dependentes etc.
5 –Atualizar parâmetros de cargos e salários, alinhados ao CBO. Esta ação deve ser bem planejada, pois terá reflexo nos paradigmas estabelecidos pela CLT no que diz respeito a equiparação salarial. Ou seja, pessoas com mesmo CBO,recebendo salários distintos, podem indicar infração.
6 – Organizar os parâmetros das rubricas da folha de pagamento. O eSocial possui tabelas próprias e uma delas é a tabela de rubricas, com todas as possiblidades de pagamentos e descontos, com códigos pré-determinados. Será preciso adequar a tabela existente no software de folha da empresa, indicando a rubrica correspondente no eSocial, por meio do “De Para”.
7 –Checar demais parâmetros tributários. A empresa deve estar alerta aos percentuais de alíquotas previdenciárias, como RAT, FAP e Fundos de Terceiros. A obrigação do enquadramento correto é da própria empresa, por meio do CNAE, por tabela estabelecida pela própria RFB. Se houver dados
divergentes, haverá inconsistências.
8 –Organizar as obrigações de Segurança e Medicina do Trabalho. As empresas precisam estar com as documentações de SST em dia: laudos técnicos, exames ocupacionais e entregas de EPIs. O que permitirá que o monitoramento da saúde do trabalhador seja eficiente.
9 –Cumprir as cotas obrigatórias de aprendizagem e PCD. Empresas com mais de 07 funcionários precisam, obrigatoriamente, cumprir a cota de contratação de no mínimo 5% do quadro de jovens aprendizes. As empresas ME, EPP e organizações sem fins lucrativos, é facultada a contratação. Já a
cota de PCD, deve ser cumprida por toda empresa acima de 100 funcionários.
10 – Envolver todas as áreas da empresa. O eSocial não é uma responsabilidade exclusiva do RH. Ele envolve todas as áreas e fornecedores e principalmente a alta direção. Trata-se de mudança cultural e a comunicação deve ser eficiente para que todos estejam engajados nas adequações necessárias.
11 –Alinhar as soluções tecnológicas para este processo. O eSocial altera a forma de operar a área de gestão de pessoas e a tecnologia será uma grande aliada. É essencial que, principalmente o software de folha esteja adequado e que ofereça o máximo de otimização no envio destes arquivos, como agendamento das tarefas e automação dos envios.
12 –Checar se a empresa possui certificado digital. Um dos aspectos do funcionamento do eSocial, é que as transmissões dos arquivos, só serão realizados por meio do certificado digital. Então é necessário checar se a empresa já possui ou se está no prazo de validade, evitando atrasos de envio.
Esse último passo é muito importante, portanto na hora de escolher o seu certificado digital prefira uma autoridade certificadora que possua um portfólio de soluções desenvolvido para simplificar sua vida e oferecer mais segurança e mobilidade. A Soluti é uma empresa inovadora e disruptiva, que com 10 anos no mercado, alcançou a liderança e que tem elevado o conceito de conectividade, autenticação e documentos eletrônicos a um patamar de excelência. Saiba mais em: www.soluti.com.br
