Se neste mês de julho, sua atenção e preocupações estão voltadas apenas para os jogos da Copa do Mundo de futebol, infelizmente, tenho uma boa e uma má notícia para você.
A má notícia é que no dia 16 de julho, dia seguinte a grande final do Mundial de Seleções que ocorrerá em Moscou, inicia-se a obrigatoriedade do eSocial para cerca de 4 milhões de empresas privadas brasileiras, incluindo as micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional.
Literalmente, o eSocial já está no clima da final!
A boa notícia é que se a sua empresa ainda não está preparada para o eSocial, você pode ficar por dentro das táticas e estratégias necessárias para virar esse jogo com a leitura deste artigo.
A cada dia que passa, estamos mais perto de uma grande modificação no mundo empresarial, mais especificamente nas rotinas de folha de pagamento, que é a entrada em vigor do eSocial para as empresas que têm um faturamento anual inferior a R$ 78 milhões.
A pergunta que fica no ar é a seguinte: a sua empresa está preparada para começar a atender todas as demandas dessa nova obrigação? No artigo de hoje, mostraremos o que é o eSocial, alguns conceitos básicos e, principalmente, como você pode adequar a sua empresa para esse novo desafio. Acompanhe!
Afinal, o que é eSocial?
O eSocial é um sistema do Governo Federal que surgiu a partir do famoso SPED, com o objetivo de unificar as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias geradas pela empresa para que elas sejam transmitidas para os órgãos responsáveis, padronizando todos esses dados.
Apesar de ser mais uma obrigação imposta pelo Fisco às empresas, podemos enxergar alguns benefícios desse novo sistema. Entre eles, temos a unificação de diversas obrigações acessórias que são elaboradas em sistemas separados, antigos, ultrapassados e que constantemente geram incompatibilidades com outras ferramentas utilizadas atualmente.
Além disso, esse processo facilitará a execução das rotinas que envolvem questões trabalhistas em uma empresa, entretanto, também exigirá mais comprometimento e compromissos com prazos, além de uma melhor organização de processos internos que envolvem a folha de pagamento.
Como funcionará a implantação desse sistema?
A implantação do eSocial ocorrerá em 3 etapas. A primeira se iniciou em janeiro de 2018, quando todas as empresas privadas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais passaram a utilizar.
A segunda estamos prestes a iniciar. A partir de meados de julho, as empresas privadas que têm faturamento menor que o valor mencionado e que tenham ao menos um funcionário, deverão passar a transmitir o eSocial. A terceira e última etapa ocorrerá em janeiro de 2019, quando todos os órgãos públicos também estarão obrigados a adesão do eSocial.
Como adequar a sua empresa para o eSocial?
Antes de qualquer coisa, você precisa voltar os olhos para dentro da sua empresa e fazer um autodiagnostico sobre os processos que envolvem a folha de pagamento. O eSocial utilizará essas informações e, se algo não estiver sendo feito de forma correta, você pode ter problemas em um futuro muito próximo.
O eSocial não é uma opção, portanto, sua empresa estando pronta ou não, terá de se adequar. Aqueles que tiverem procedimentos e rotinas bem definidos e amadurecidos, certamente não terão problemas para gerar o arquivo e prestar as informações. Entretanto, vamos mostrar algumas dicas práticas que você pode fazer dentro da sua empresa para facilitar o processo.
Analise as suas rotinas
O eSocial não alterará qualquer dispositivo da legislação trabalhista e previdenciária que interferirá no cálculo de salários, obrigações, jornadas, entre outras, mas sim a transmissão de informações ao Governo.
Portanto, toda empresa precisa analisar e rever suas rotinas de folha de pagamento, desde o os processos de contratação e demissão, o que inclui a reunião de um grande volume de dados cadastrais, até os procedimentos que envolvam afastamentos, férias, faltas, horas extras, gratificações, entre outros, para verificar se existem falhas ou gargalos que possam gerar algum tipo de problema.
Nesse contexto, precisamos alertar quanto às tentativas de burlar a lei trabalhista ou os famosos “jeitinhos” que visam facilitar algumas ações e, até mesmo, reduzir o recolhimento de tributos e de contribuições trabalhistas.
Acredite, isso vai ser facilmente identificado pelo sistema e a sua empresa pode ser penalizada caso seja constatada alguma tentativa de fraude. Com o eSocial, os órgãos de fiscalização governamentais terão mais facilidade para encontrar inconsistências e divergências, mesmo que tais erros tenham sido cometidos sem a a intenção de fraudar.
Verifique a parte de tecnologia da sua empresa
O eSocial conectará, em tempo real, a sua folha de pagamento com o sistema digital do Governo. Portanto, fica claro perceber que esse processo utilizará muito a tecnologia disponível atualmente, que combina a utilização de hardwares e softwares modernos e, claro, da internet.
Sendo assim, sua empresa e o seu contador precisam ter sistemas robustos e confiáveis para gerar as informações necessárias e prestar as informações em tempo hábil e corretamente. Isso não significa que o eSocial precisará de supercomputadores e servidores com altíssimo desempenho e capacidade de processamento, mas que será necessário ter todas as ferramentas capazes de realizar o trabalho, bem como a integração das informações.
Reveja rotinas de demissões e admissões
Uma prática recorrente e que vai ter de acabar quando o eSocial entrar em vigor são as demissões e, principalmente, as admissões realizadas de forma retroativas. A empresa já tem um prazo para realizar todos os trâmites dessas duas atividades e, portanto, deverá informar essas ações no eSocial de acordo com a legislação vigente.
Muitas pessoas ficaram preocupadas com algumas liberdades que a reforma trabalhista proporcionou, como o acordo de rescisão. Entretanto, o eSocial será uma ferramenta de acompanhamento e fiscalização desse tipo de ação.
O empregado ou empregador que pretendia se utilizar das modificações para realizar algumas ações contrárias à lei pode ter problemas sérios, uma vez que o sistema do eSocial amarrará todas essas informações em uma única base de dados compartilhada entre os entes públicos.
Portanto, espera-se que, com alguns poucos cliques, um fiscal do trabalho seja capaz de verificar possíveis tentativas de burlar a lei, seja para prejudicar ou beneficiar um empregado ou empregador.
Esse avanço contribuirá para que as relações de trabalho sejam mais transparentes, dando mais segurança aos funcionários e credibilidade para as empresas que, com o perfeito cumprimento da obrigação, estarão 100% em dia com os seus colaboradores e suas questões trabalhistas.
Como a contabilidade pode auxiliar nesse processo?
Aqui em nossa empresa contábil, por exemplo, trabalhamos internamente na questão do eSocial há alguns anos, realizando treinamentos e capacitação da equipe, adquirindo sistemas adequados e participando de forma ativa nos testes para adequação do módulo Folha de Pagamento junto a empresa fornecedora do nosso sistema operacional.
Nesse contexto, as informações já estão qualificadas pela nossa equipe e se encontram 100% preparadas para transmissão. Além desse trabalho interno, também estivemos trabalhando nas orientações e coleta de informações junto aos nossos clientes, principalmente nos últimos meses.
Dessa forma, podemos, em conjunto, atender todas as obrigações do eSocial de forma correta e sem impactar a rotina geral das empresas, contribuindo para que essa nova obrigação se incorpore às rotinas e a cultura de uma organização o mais rápido possível.
