Não é nenhum bicho de sete cabeças, mas é algo sobre o que o dono da empresa deve se interessar bastante e ter muita atenção, até porque sua participação será essencial para que tudo seja feito da forma correta.
Neste cenário, algumas dicas de contabilidade são sem bem-vindas, não é mesmo? Preparamos esse post com as 7 principais dicas voltadas para pequenas empresas. Confira e busque aplicá-las no seu negócio!
1 – Escolha certo o seu tipo de empresa
O primeiro ponto tem muito a ver com o plano de negócios, mas irá influenciar diretamente na contabilidade. Você deve saber escolher corretamente o seu tipo de empresa, aquele que mais vai se adequar com o seu perfil de investidor e com as características do seu negócio. Isso envolve definir o formato jurídico, o regime tributário e o porte da empresa. Cada uma dessas variáveis deve ser tratada com muita atenção e você deve contar com o auxílio de um consultor contábil para te auxiliar neste momento.
E por que tem a ver com seu plano de negócios? Porque no plano de negócios você vai definir, por exemplo, se terá sócios ou não, o que já vai ajudar muito a escolher seu formato jurídico. Se tiver, muito provavelmente a empresa será uma Sociedade Limitada. Caso não tenha, pode ser um Empresário Individual ou uma Eireli.
Você também deverá definir a atividade principal da empresa, o seu objeto social, o que poderá oferecer as possibilidades de regime tributário. E ainda terá que estimar o seu faturamento, o que vai impactar na definição do porte da empresa.
2 – Analise o regime tributário
Como mostramos no primeiro item, o regime tributário faz parte das variáveis que definem o tipo de empresa como um todo, mas esse tópico merece um capítulo à parte. Isso porque é a partir do regime tributário que serão identificadas as alíquotas de impostos às quais estará sujeita a empresa.
O faturamento, por sua vez, irá determinar a faixa de tributação. Mas esse conjunto de fatores é muito importante e deve ser muito bem analisado pelo seu contador. E não simplesmente escolher qualquer opção. Dessa forma, é possível que você pague mais impostos do que deveria.
Os regimes mais comuns são o Simples Nacional e o Lucro Presumido. Normalmente o Simples é o preferido por unificar o pagamento de diversos impostos em uma única guia, o que ajuda a organizar as tarefas da contabilidade e a controlar o calendário de impostos. Mas esse modelo possui diversos anexos e diferentes faixas de tributação.
Logo, é essencial analisar em qual faixa sua empresa se encaixa, de acordo com a atividade principal e o faturamento, para ver primeiramente se é possível estar no Simples e depois se ele é realmente a melhor opção.
Vale lembrar que o regime tributário pode ser alterado anualmente. A opção pela mudança deve ser feita no mês de novembro para enquadramento no novo regime no próximo ano. É recomendável que se avalie periodicamente a situação da empresa para verificar se a troca pode ser interessante. Consulte o seu contador!
3 – Faça um planejamento financeiro
Tudo começa por aí. Na verdade, esta é uma dica que vale muito também o período de preparação, antes da abertura da empresa propriamente dita. O ideal é que se faça um bom planejamento financeiro durante seu plano de negócios. Ele é uma etapa essencial para estruturar sua estratégia de finanças. Se você fez isso com qualidade antes de começar as atividades da sua empresa, ótimo. Basta respeitar seu planejamento que já está um ponto à frente.
Mas e se não fez isso antes? Então faça agora. Se você sente que as contas da sua empresa estão bagunçadas, essa ação é lição de casa obrigatória. Afinal, também é possível reestruturar o setor financeiro, que é o coração do negócio. Para fazer isso com o negócio em atividade, você deve primeiramente ter o controle total das movimentações da empresa.
Pare em algum momento com o seu setor financeiro e passe a ter tudo documentado. A partir daí, será possível se projetar metas a partir de números reais e precisos. As finanças em dia certamente irão impactar positivamente na contabilidade.
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4 – Fique atento às obrigações acessórias
Para uma empresa estar em situação totalmente regular e poder atuar legalmente, ela tem que cumprir uma série de obrigações acessórias, que são declarações mensais ou anuais onde constam informações sobre a empresa. Devem ser enviadas ao governo (federal, estadual ou municipal) e tem como principal objetivo promover a autodeclaração da empresa sobre a receita efetivada, os impostos apurados, além da parte trabalhista onde são declaradas informações sobre a movimentação dos empregados na folha de pagamento e os encargos gerados sobre os salários pagos.
Há ainda obrigações acessórias relacionadas especificamente à atividade econômica da empresa, como por exemplo no caso dos médicos e corretores imobiliários.
Alguns exemplos de obrigações acessórias fiscais são: PGDAS (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional), LFE (Livro Fiscal Eletrônico), DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS), ECF (Escrituração Contábil Fiscal), ECD (Escrituração Contábil Digital), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), entre outras.
5 – Organize seu calendário de impostos
Também é importante organizar o calendário de pagamento de impostos para não se perder com isso e prejudicar o negócio como um todo. Se a empresa for do Simples Nacional, terá uma única guia que unifica todos os impostos, a DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Aí você deve ficar atento ao vencimento, que ocorre todo dia 20 ou no dia útil seguinte ao dia 20 de cada mês.
Mas se a empresa for do Lucro Presumido, por exemplo, aí existem 5 guias de impostos para pagar, que podem ter diferentes datas de vencimento. Neste modelo, a empresa paga separadamente o ISS (Imposto Sobre Serviços), PIS (Programa de Integração Social), Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido). Portanto, fique atento ao seu regime tributários e aos impostos a pagar, bem como suas respectivas datas.
6 – Contrate um bom serviço de contabilidade
Como vimos, há uma série de particularidades que envolve o setor contábil e fiscal de uma empresa, desde a sua formação até a sua operação. Quase tudo envolve definição de alíquotas, pagamento de impostos e cumprimento de obrigações acessórias, o que irá impactar diretamente na situação de regularidade da empresa e na sua saúde financeira, consequentemente, no sucesso do negócio.
Portanto, é essencial que você contrate um bom serviço de contabilidade. Primeiramente porque a contabilidade é mesmo um serviço de contratação obrigatória. Depois porque ele vai, de fato, te ajudar a organizar a empresa como um todo e será um parceiro especialista nesta área tão importante para o negócio.
Vale a pena verificar se sua empresa pode ser atendida por uma contabilidade online. É uma alternativa que tem crescido bastante, apresentando uma relação custo-benefício interessante, e que pode representar uma solução mais de acordo com o perfil do seu negócio.
Hoje em dia, há ferramentas assim que inclusive unem o cumprimento das obrigações acessórias e o controle de pagamento de impostos a softwares internos de controle financeiro. Pesquise a respeito!
7 – Forneça as informações ao seu contador
É importante o empreendedor saber que para que a contabilidade possa ser feita da forma correta, com agilidade e eficiência, é necessária sua participação na entrega das informações necessárias ao contador. O empresário precisa entender quais são as suas responsabilidades e as do contador, quando esse registro precisa ser feito e o que é necessário fornecer.
O contador deverá proceder o registro da contabilidade seguindo as normas indicadas pelo Conselho Federal de Contabilidade. É de sua responsabilidade a aplicação técnica e ética sobre os dados recebidos. Por outro lado, é de responsabilidade do empresário fornecer todas as informações econômicas e financeiras de forma completa, clara e idônea.
Ao término de cada exercício, o empresário deverá emitir uma carta de responsabilidade da administração onde ele declara que todos esses dados foram entregues. Fique atento às solicitações de seu contador!
